Excel para principiantes: Tutorial rápido

Imprimir pantalla Microsoft Excel Cuesta Y.

Como sabes Excel es una hoja de cálculo que te permite realizar multitud de acciones, no solo con datos numéricos, sino también con fórmulas, gráficos, etc.

Si estás dando tus primeros pasos con Excel y en general con cualquier hoja de cálculo te será de ayuda este tutorial que a continuación resume las principales acciones a realizar cuando estés empezando con el programa.

1.- Partes de la hoja de calculo

En este enlace puedes aprender cuáles son las partes de una hoja de cálculo, además para que te relaciones con los términos de este programa informático el artículo Glosario: Definición de términos más comunes en Excel.

2.- Introduce datos en tu hoja de cálculo

Empieza a introducir datos en tu programa, pueden ser números, fechas, texto, imágenes, funciones…

También puede que te resulte interesante saber cómo hacer o deshacer acciones por si te equivocas o quieres cambiar rápidamente una o varias acciones realizadas. Puedes leer sobre ello en: Introducción a Deshacer y rehacer en las hojas de cálculo.

3.- Da formato a tu hoja de cálculo

Presentar una hoja electrónica sin formato es impersonal y no es intuitivo para el que la lee, con pocas acciones podrás dar colores y formatos a tus trabajos y realizar vistosas tablas en la que los datos se comprenderán mucho mejor, por ejemplo resaltando los totales, dando color a los rótulos de las filas, etc.

4.- Mostrar y ocultar columnas y filas

Otra utilidad muy interesante es poder ocultar las filas o columnas en un momento dado, de esta forma se mostraran en pantalla los datos que te interesen, sin que por ello se hayan perdido.

5.- Categorías Funciones de Excel Permanecerán ocultos hasta que indiques que se vuelvan a mostrar.

Para realizar operaciones matemáticas, trigonométricas, financieras,… puedes usar las hojas de cálculo en este enlace se muestran todas las categorías que existen en Excel, si bien también puedes encontrar las mismas fórmulas y funciones o parecidas en la hoja de cálculo de Google Drive.

6.- Introducción a las fórmulas y funciones de las hojas de cálculo

Para empezar a realizar cálculos te sugiero realices el ejercicio que se muestra en el artículo siguiente: Ejercicio funciones matemáticas, con el podrás realizar tus primeras operaciones matemáticas en la hoja electrónica.

7.- Trabajar con datos.

Excel no solo te permite trabajar con números sino también con datos, además de posibilitar el tratamiento de los mismos para establecer diferentes informaciones.

En relación a este tema puede que te interese leer sobre filtros, ordenar,…

8.- Realizar gráficos.

Existe una forma muy sencilla y rápida de crear un gráfico aun siendo principiante en Excel, consiste en seleccionar una serie de datos y pulsar a continuación la tecla de función F11: Primer Gráfico en Excel.

Para llevar a cabo gráficos mas elaborados o incluso para cambiar el diseño y propiedades te recomiendo leer y practicar con lo explicado en los artículos Crear un gráfico y Editar un gráfico, en ellos paso a paso verás qué fácil es crear representaciones graficas de tus datos.

9.- Imprimir en Excel

Una vez que hayas terminado tu trabajo con la hoja de cálculo seguramente necesitaras imprimirla aprende pues a realizar la impresión de tus datos.

Igualmente te será interesante saber que puedes compartir los datos entre las diferentesaplicaciones de Microsoft  Office para ello basta con copiar y pegar desde la hoja de cálculo al documento de Word o a la viñeta de PowerPoint.

Como inicio el Excel

Microsoft comercializó originalmente un programa para hojas de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayudó a Microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de software para hoja de cálculo de PC, superando al también muy popular¹ Quattro Pro de Borland. Este logro solidificó a Microsoft como un competidor válido y mostró su futuro de desarrollo como desarrollador de softwareGUI. Microsoft impulsó su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años. La versión actual para la plataforma Windows es Microsoft Excel 2013. La versión actual para Mac OS Xes Microsoft Excel 2011

A principios de 1993, Excel se convirtió en el objetivo de una demanda por otra empresa que ya tenía a la venta un paquete de software llamado "Excel" en el sector financiero ya que era un producto muy competitivo en el Mercado. Como resultado de la controversia, Microsoft estaba obligada a hacer referencia al programa como "Microsoft Excel" en todos sus comunicados de prensa oficiales y documentos jurídicos. Sin embargo, con el tiempo esta práctica ha sido ignorada, y Microsoft aclaró definitivamente la cuestión cuando se adquirió la marca del otro programa.

Microsoft alentó el uso de las letras XL como abreviatura para el programa; el icono del programa en Windows todavía consiste en una estilizada combinación de las dos letras. La extensión de archivo por defecto del formato Excel puede ser .xls en versiones anteriores o iguales a Excel 2003 (11.0), .xlsx para libros de Excel regulares en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0), .xlsm para libros de Excel preparados para macros en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0)² o .xlsb para libros de Excel binarios en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0).

Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales características de las hojas de cálculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que pueden encontrarse en la hoja de cálculo original, VisiCalc: el programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o una fórmula, con referencias relativas ,absolutas o mixtas a otras celdas.

Excel fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario definir la apariencia (las fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujo recomputación inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando específico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados en combinación de correspondencia.

Cuando Microsoft primeramente empaquetó Microsoft Word y Microsoft PowerPoint en Microsoft Office en 1993, rediseñó las GUIs de las aplicaciones para mayor coherencia con Excel, producto insigne de Microsoft en el momento.

Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programación basado en Visual Basic, que añade la capacidad para automatizar tareas en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas de trabajo. VBA es una poderosa anexión a la aplicación que, en versiones posteriores, incluye un completo entorno de desarrollo integrado (IDE) conocido también como Editor de VBA. La grabación demacros puede producir código (VBA) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la automatización de simples tareas. (VBA) permite la creación de formularios y controles en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero no la creación) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores añadieron soporte para los módulos de clase permitiendo el uso de técnicas de programación básicas orientadas a objetos.

La funcionalidad de la automatización proporcionada por (VBA) originó que Excel se convirtiera en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos virus. Microsoft tomó medidas tardíamente para mitigar este riesgo mediante la adición de la opción de deshabilitar la ejecución automática de las macros al abrir un archivo excel.

Características  y límites

Las características, especificaciones y límites de Excel han variado considerablemente de versión en versión, exhibiendo cambios en su interfaz operativa y capacidades desde el lanzamiento de su versión 12.0 mejor conocida como Excel 2007. Esto también ha hecho que el las personas sientan una evolución positiva dentro del programa y dado a su usuario una mejor calidad y opción de hoja ya que tiene mas 15 tipos de estas .Se puede destacar que mejoró su límite de columnas ampliando la cantidad máxima de columnas por hoja de cálculo de 256 a 16.384 columnas. De la misma forma fue ampliado el límite máximo de filas por hoja de cálculo de 65.536 a 1.048.576 filas³ por hoja. Otras características también fueron ampliadas, tales como el número máximo de hojas de cálculo que es posible crear por libro que pasó de 256 a 1.024 o la cantidad de memoria del PC que es posible emplear que creció de 1 GB a 2 GB soportando además la posibilidad de usar procesadores de varios núcleos.

Aplicaciones

Excel permite a los usuarios elaborar tablas y formatos que incluyan cálculos matemáticos mediante fórmulas; las cuales pueden usar “operadores matemáticos” como son: + (suma), - (resta), * (multiplicación), / (división) y ^ (potenciación); además de poder utilizar elementos denominados “funciones” (especie de fórmulas, pre-configuradas) como por ejemplo: Suma(),Promedio(),Buscar(), etc.

versiones de Microsoft Excel

Año - Versión

• 1985 - 01 (Solo para MAC)
• 1987 - 02 (Microsoft Excel 2.0)
• 1990 - 03 (Microsoft Excel 3.0)
• 1992 - 04 (Microsoft Excel 4.0)
• 1993 - 05 (Microsoft Excel For NT)
• 1995 - 06 (Microsoft Excel 1995)
• 1997 - 07 (Microsoft Excel 1997)
• 1999 - 08 (Microsoft Excel 2000)
• 2001 - 09 (Microsoft Excel XP)
• 2003 - 10 (Microsoft Excel 2003)
• 2007 - 11 (Microsoft Excel 2007)
• 2009 - 12 (Microsoft Excel 2010)
• 2013 - 13 (Microsoft Excel 2013)
• 2013 - 14 (Microsoft Excel 365)
• 2014 - 15 (Microsoft Excel 2014)

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